Mit Hilfe von Nextcloud Abläufen (Flow) und der Retention App können Sie Dokumente nach bestimmten Fristen automatisch löschen lassen.
Erstellen Sie zuerst einen übergeordneten Systemtag (im Beispiel: Retention), um einen Ordner zu deklarieren, in dem Dokumente automatisch nach einer gewissen Frist (im Beispiel: 1Tag) gelöscht werden. Navigieren Sie als Administrator der Nextcloud zu dieser Seite:
https://ihre.cloud.de/settings/adminund erstellen die zuvor exepmlarisch genannten Schlagworte (Systemtags). Verwenden Sie dabei das Attribut „eingeschränkt“ oder „nicht sichtbar“, um Veränderungen durch nicht-administrative-Anwender zu vermeiden.
Beachten Sie bitte die weiterführenden Hinweise der Nextcloud GmbH, insbesondere zu den Metadaten der Dokumente wie bspw. Erstell- vs. Änderungsdatum. Navgieren Sie nun in die Workflow-App
https://ihre.cloud.de/settings/admin/workflowund erzeugen über „Schlagworte automatisch zuweisen“ einen neuen Flow/Ablauf:
Wählen Sie
– in der ersten Spalte „Kollaboratives Schlagwort an Datei“
– in der zweiten Spalte „ist getaggt mit“ und
– in der dritten Spalte ihr übergeordnetes Schlagwort (im Beispiel: Retention)
aus.
Setzen Sie bei „Schlagworte automatisch zuweisen“ das von Ihnen gewüschte Tag (im Beispiel: 1Tag), welches die Löschfrist widerspiegelt.
Konfigurieren Sie nun die „Dateiaufbewahrung & automatische Löschung“. Wählen Sie dazu exemplarisch
– Schlagwort: „1Tag“
– Zeiteinheit: 1
– Einheit: Tage
– Ab Datum: „Erstellung“ oder „letzte Änderung“
aus. Die Konfiguration in unserem Beispiel sieht dabei wie folgt aus:
Wechseln Sie nun in die Dateiansicht der Nextcloud und taggen dort den vorgesehen Ordner (im Beispiel: Briefkasten) mit dem übergeordneten Systemtag (im Beispiel: Retention).
Wird die Ansicht aktualisiert, so sehen Sie bereits den Systemtag „Retention“ als Eigenschaft am Ordner (im Beispiel: Briefkasten).
Neue Dateien werden ab sofort automatisch getaggt (im Beispiel: 1Tag) und für die automatische Löschung durch die Nextcloud vorgesehen.
Nach wenigen Momenten wurde das Testdokument in unserem Beispiel bereits gelöscht,
was u.a. auch in den Benachrichtigungen entsprechend protokolliert wird:
Die Erweiterung Ihres Nextcloudservers wurde erfolgreich abgeschlossen und so wünsche ich Ihnen viel Spaß mit Ihren Daten in Ihrer privaten Cloud. Über Ihre Unterstützung (diese wird ordnungsgemäß versteuert!) würden sich meine Frau, meine Zwillinge und ich sehr freuen!
